Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych
DAP – Dom Aukcyjno-Powierniczy Sp. z o.o.
ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH
W rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO) informujemy, że Administratorem Państwa danych osobowych jest:
DAP – Dom Aukcyjno-Powierniczy Sp. z o.o., ul. Metalowa 3, 10-603 Olsztyn, tel. 89 539 10 39, e-mail: biuro@dap.olsztyn.pl (dalej DAP).
CELE, PODSTAWY PRAWNE I OKRESY PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
Państwa dane będą przetwarzane w następujących celach:
a) Prowadzenia korespondencji tradycyjnej oraz elektronicznej poprzez e-mail
Przetwarzamy dane osobowe wszystkich, którzy nawiązują kontakt z DAP dostępnymi środkami komunikacji. W przypadku gdy wysyłacie nam Państwo korespondencję za pośrednictwem poczty tradycyjnej lub poczty elektronicznej jako pracownicy, klienci lub kontrahenci przetwarzamy Państwa dane w celu realizacji zawartej z Państwem umowy. Będziemy przetwarzać te dane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
Dane z korespondencji, która nie wynika z zawartych umów, przetwarzamy w celu udzielenia odpowiedzi na przesłane zapytania. W tym wypadku prowadzenie korespondencji jest naszym prawnie uzasadnionym interesem. Będziemy przetwarzać te dane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
W DAP przyjęliśmy, że korespondencję przechowujemy przez okres niezbędny do zapewnienia jej ciągłości jednak nie dłużej niż 5 lat.
b) Zawierania umów cywilnoprawnych
Będziemy przetwarzać te dane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
Zgromadzone dane przetwarzane będą przez okres niezbędny do wykonania umowy lub do czasu wygaśnięcia roszczeń z jej tytułu, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa, w tym prawa podatkowego.
c) Prowadzenia rozliczeń i księgowości
DAP przetwarza dane osobowe w ramach czynności związanych z rozliczaniem należności i zobowiązań. Podstawą przetwarzania danych osobowych jest w tych przypadkach wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na DAP. Podanie danych w tych przypadkach jest obowiązkowe. Będziemy przetwarzać te dane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
Zgromadzone dane będziemy przechowywać przez okres czasu wynikający z przepisów prawa, w szczególności dotyczących ustawy o rachunkowości oraz prawa podatkowego.
d) Rekrutacji pracowników
Podanie danych w zakresie imienia (imion) i nazwiska, daty urodzenia, danych do kontaktu (dowolnie: adresu do korespondencji, adresu e-mail albo nr telefonu), wykształcenia, kwalifikacji zawodowych, przebiegu dotychczasowego zatrudnienia jest obowiązkowe i wynika z Kodeksu Pracy. Będziemy przetwarzać te dane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
Natomiast podanie dodatkowych danych, które nie są wymagane w procesie rekrutacji na dane stanowisko będzie traktowane jako wyrażenie zgody na przetwarzanie tych danych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a oraz art. 9 ust. 2 lit. a RODO. Niepodanie dodatkowych danych nie wykluczy Kandydata z prowadzonej rekrutacji.
W przypadku nie spełniania wymagań formalnych dokumenty Kandydata zostaną niezwłocznie zniszczone. Po zakończeniu procesu rekrutacji i wyłonieniu Kandydata oferty osób niezatrudnionych które nie wyraziły zgody na przetwarzanie danych w przyszłych rekrutacjach będą niszczone bezpośrednio po zakończeniu procesu rekrutacji na dane stanowisko. Dokumenty osób niezatrudnionych, które wyraziły zgodę na przetwarzanie danych w przyszłych rekrutacjach będą przechowywane do końca roku następującego po roku złożenia dokumentów, a następnie zostaną trwale zniszczone. W przypadku gdy DAP nie prowadzi rekrutacji na wolne stanowisko pracy, a Kandydaci składają dokumenty rekrutacyjne tj. CV, to dokumenty będą przechowywane do końca roku następującego po roku złożenia dokumentów, a następnie zostaną zniszczone. Dokumenty osób, które zostaną pracownikiem włączane są do akt osobowych i przetwarzane będą zgodnie z odrębnymi przepisami prawa.
e) Przetwarzania danych pracowników
DAP udziela informacji o przetwarzaniu danych osobowych swoim pracownikom w momencie zatrudnienia.
f) Przetwarzania danych Klientów
DAP przetwarza dane osobowe Klientów w celu wykonywania czynności w zakresie dystrybucji ubezpieczeń w imieniu Klienta na podstawie złożonego przez Klienta pełnomocnictwa, które polegają na:
- zawieraniu umów ubezpieczenia lub umów gwarancji ubezpieczeniowych w imieniu zakładu ubezpieczeń, w imieniu lub na rzecz Klienta;
- doradzaniu proponowaniu lub wykonywaniu innych czynności przygotowawczych zmierzających do zawarcia umów ubezpieczenia lub umów gwarancji ubezpieczeniowych;
- udzielaniu pomocy przez pośrednika ubezpieczeniowego w administrowaniu umowami ubezpieczenia lub umowami gwarancji ubezpieczeniowych i ich wykonywaniu (w tym informowanie o terminie płatności kolejnych rat, ewentualnych zaległościach w spłacie rat czy o zbliżającym się terminie zakończenia okresu obowiązywania polisy), także w sprawach o odszkodowanie lub świadczenie
Podanie danych osobowych jest niezbędne, aby broker ubezpieczeniowy mógł wykonywać czynności w zakresie dystrybucji ubezpieczeń w imieniu Klienta zgodnie z przepisami prawa tj. ustawa o dystrybucji ubezpieczeń. DAP może przetwarzać także szczególne dane, tj. informacje o stanie zdrowia i chorobach przewlekłych w celu przygotowania odpowiedniej oferty ubezpieczeniowej lub w przypadku udzielania pomocy w likwidacji szkody. Dane te będą przetwarzane na podstawie art. 9 ust. 2 lit. a RODO, czyli Państwa zgody. Dane zawarte w dokumentacji dotyczącej wykonywanej działalności brokerskiej w zakresie ubezpieczeń, w tym pełnomocnictwa przetwarzane będą przez okres 10 lat od dnia zakończenia współpracy z Klientem.
g) Dochodzenia roszczeń
DAP może przetwarzać wszelkie zgromadzone przez siebie dane osobowe w celu dochodzenia swoich roszczeń. Postępowanie takie jest prawnie uzasadnionym interesem DAP, a dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Okres przetwarzania danych osobowych w tym przypadku będzie zależał od czasu prowadzonego postępowania oraz związanych z nim wymagań prawnych.
h) ODBIORCY DANYCH OSOBOWYCH
Państwa dane osobowe mogą być ujawniane podmiotom realizującym zadania na rzecz i w imieniu DAP, takim jak:
- dostawcy oprogramowania w celu zapewnienia jego sprawnego działania z zachowaniem zasad ochrony danych osobowych i poufności przetwarzania,
- podmiotom świadczącym usługi pocztowe zgodnie z prawem pocztowym w celu prowadzenia korespondencji tradycyjnej,
- bankom w przypadku konieczności dokonywania rozliczeń,
- biuru rachunkowemu,
- podmiotom publicznym w ramach w ramach zwartych porozumień i umów oraz w zakresie obowiązujących przepisów prawa.
PRZYSŁUGUJĄCE PRAWA
W związku z przetwarzaniem przez DAP Państwa danych osobowych, przysługuje Państwu prawo do dostępu do swoich danych osobowych, żądania ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych, a także ich usunięcia w granicach dozwolonych prawem. Przysługuje Państwu również prawo do przenoszenia danych w zakresie, w jakim są one przetwarzane w systemach informatycznych na podstawie udzielonej zgody lub zawartej umowy. W zakresie danych przetwarzanych na podstawie uzasadnionego interesu administratora mogą Państwo zgłosić sprzeciw wobec takiego przetwarzania danych.
W celu skorzystania z powyższych praw prosimy kontaktować się z DAP za pośrednictwem poczty tradycyjnej na wskazany wyżej adres lub za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: biuro@dap.olsztyn.pl
Mogą Państwo również wnieść skargę dotyczącą przetwarzania danych do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
KONTAKT W SPRAWIE OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH
W przypadku pytań związanych z przetwarzaniem danych osobowych kontakt możliwy jest pod adresem e-mail: biuro@dap.olsztyn.pl lub wskazanym wyżej adresie DAP
